采购审批流程
一、需求申请
部门或个人需要采购低值耗材时，应首先填写采购申请表。采购申请表应详细列明采购原因、所需耗材的品种、数量、预算以及预期的使用时间和地点等信息。根据实验课题任务、试剂耗材的消耗量和库存量，制定月度、年度、季度或临时申购计划。通过精确的需求分析，避免库存堆积和不必要的浪费。
二、内部审批
初审：采购申请表提交后，首先由部门主管进行初审。部门主管需要确认采购的必要性、合理性和预算的合规性。初审通过后，部门主管在采购申请表上签字确认。
复审：初审通过后，采购申请表进入复审阶段。复审通常由行政人事部或财务部门负责，他们会对采购申请进行进一步的审核，确保采购计划符合公司的整体利益、财务政策和采购政策。复审通过后，相关负责人签字确认。
终审（如有必要）：对于较大金额或特殊性质的采购申请，可能需要提交给更高层级的领导进行终审。终审领导会综合考虑各种因素，最终决定是否批准采购申请。
三、采购执行
选择供应商：采购申请获得批准后，采购部门或采购负责人将根据采购需求选择合适的供应商。在选择供应商时，应充分考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。
签订合同：与供应商就采购事项达成一致后，双方应签订采购合同。合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式等关键条款。
执行采购：合同签订后，采购部门或采购负责人按照合同约定的条款执行采购。在采购过程中，应密切关注供应商的履约情况，确保采购物品按时、按质、按量交付。
四、验收与入库
验收：采购物品到货后，应由相关部门或人员进行验收。验收时应检查采购物品的数量、规格、质量等是否符合合同要求。对于不合格的采购物品，应及时与供应商沟通并处理。
入库：验收合格的采购物品应办理入库手续。对入库的试剂耗材进行详细记录，包括生产日期、有效期、批号、数量等信息。这有助于实时监控库存状态，避免过期浪费。对于具有有效期的试剂耗材，按照“先进先出”的原则进行发放，确保先使用近效期的物品，减少过期损失。定期对库存进行盘点，分析消耗数据，及时发现并处理库存异常问题。
五、低值提醒
在系统中设置低值自动提醒功能，当库存使用到一定数量时，及时通知库房管理员进行采购，避免影响实验进度。实现试剂耗材在每个环节流通过程中的科学精准把控，避免资源浪费，节约成本。实现采购需求分析、采购计划管理、库存控制、供需信息共享等功能，提高管理效率，降低成本。
闭环管理策略（高值耗材、低值耗材管理）：
库存管理：
高值耗材：应实行严格的库存管理，确保账实相符。对于易变质、易失效的高值耗材，应定期检查其存储状态，及时发现并处理问题。
低值耗材：虽然使用量大，但同样需要建立规范的库存管理制度。可以采用先进的库存管理系统进行实时监控和预警，避免缺货或积压现象的发生。
领用与归还：
高值耗材：系统建立严格的领用审批制度，明确领用人员的责任和权限。领用时应详细记录领用时间、数量、用途等信息，并确保耗材的合理使用和归还。
低值耗材：虽然领用频率较高，但同样需要建立规范的领用和归还流程。可以采用电子化管理方式提高效率和准确性。
使用与记录：无论是高值耗材还是低值耗材，在使用过程中都应详细记录使用情况、实验结果等信息。对于已经过期、损坏或无法再使用的耗材，应按照相关规定进行报废和处置。特别是对于高值耗材的报废和处置，应特别谨慎，避免造成资源浪费或环境污染。
定期审计与评估：
定期对实验室耗材的管理情况进行审计和评估，检查各项管理制度的执行情况，发现问题及时整改。这有助于不断优化管理流程，提高管理效率和质量。
定期盘点与账实相符：
每月对试剂耗材进行盘点，并记录完整纸质版台账与电脑端台账，确保账实相符。
及时发现并处理库存中的过期、损坏或多余的试剂耗材，减少浪费。
RFID标签与读写器
通过射频识别（RFID）技术标记耗材，每个耗材都贴有含有唯一ID编码的RFID电子标签，记录耗材的名称、规格、批号、有效期等信息。在实验室的关键位置安装RFID读写器和天线，形成RFID无线网络，实现对耗材的实时监控和追溯。系统能够实时监测耗材的库存情况，自动进行盘点，并对缺货、遗失等状态及时发出预警提示，将移动设备和云平台整合到耗材管理系统中，实验室人员可以通过移动设备进行库存查询、订单处理和供应商沟通。
管理人员可以随时随地访问库存信息和管理系统，确保管理的实时性和准确性。
智能试剂柜的应用
智能试剂柜通过集成先进的物联网、人工智能和自动化技术，实现了对耗材的智能化管理。
凭借其高精度的识别设备和自动化存取系统，智能试剂柜能够准确识别每一种耗材的身份信息，并自动完成耗材的存取操作，无需人工干预。智能试剂柜还具备多重安全防护措施和强大的数据分析和监控功能，确保耗材的安全使用和有效管理。即使实现了无人值守的耗材管理，定期的系统审计和流程优化仍然是必需的。
财务管理：采购完成后，采购部门或相关人员应凭借采购申请表、采购合同、*票、入库单等凭证向财务部门申请报销。财务部门在审核无误后，按照公司规定进行报销。实验室定期对低值耗材的采购和管理情况进行审计，每月对试剂耗材进行盘点，并记录完整纸质版台账与电脑端台账，确保账实相符。
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